Privacyverklaring

Binnen Zwemvereniging Sassenheim worden persoonsgegevens van onze leden geregistreerd en verwerkt. Dit is noodzakelijk om tot een juiste en volledige ledenadministratie te komen en onze activiteiten uit te kunnen voeren. Hieronder is in onze privacyverklaring weergegeven hoe wij omgaan met jouw gegevens.

Persoonsgegevens die wij verwerken en bewaren
Zwemvereniging Sassenheim verwerkt persoonsgegevens van onze leden, vrijwilligers en oud-leden. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken en bewaren:

• Achternaam, tussenvoegsel & roepnaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres(sen)
• Aanmeldingsdatum
• IBAN rekeningnummer en tenaamstelling van de rekening t.b.v. de automatische maandelijkse incasso
• Handtekening
• Zwemniveau en groepsindelingen zwemmen
• Prestaties als in gezwommen tijden tijdens wedstrijden en behaalde zwemdiploma’s
• Team-, en groepsindeling waterpolo
• Statistieken waterpolowedstrijden
• Sportspecifieke behaalde diploma’s in de zin van EHBO, trainersdiploma, functionaris niveau

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Zwemvereniging Sassenheim verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens:

• Pasfoto’s van (minderjarige) leden: Wij koppelen (enkel indien deze door het lid/ouder zijn is geleverd) pasfoto’s van onze leden aan de spelerskaart. Het doel hiervan is om snel en eenvoudig leden te kunnen identificeren tijdens de wedstrijden.
• Medische aandachtspunten: Veiligheid is bij iedere vorm van sport en zeker bij zwemmen erg belangrijk. Soms zijn er medische aandoeningen/problemen die een extra risico vormen of gedragskenmerken die om extra aandacht/begeleiding vragen. Hiertoe vragen wij aan ouders/leden of er medische kenmerken zijn waar wij rekening mee moeten houden. Het invullen hiervan verplichten wij niet.
• Gegevens van personen jonger dan 16 jaar: Wij verzamelen van deze leden dezelfde persoonsgegevens als van oudere leden. Immers, de gegevens die wij verzamelen zijn noodzakelijk voor registratie in onze ledenadministratie.Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
• Aanmelden als lid dient in alle gevallen onder de verantwoording van de wettelijk vertegenwoordiger te geschieden.

We kunnen echter niet controleren of een bezoeker van onze website ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.

Waarom we persoonsgegevens verwerken
Zwemvereniging Sassenheim verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het inschrijven in de ledenadministratie
• Het afhandelen van contributiebetaling
• Om leden te informeren over verenigingsaangelegenheden
• Om diensten te kunnen leveren (zwemlessen, zwem en waterpolotrainingen worden gezien als dienst) en extra activiteiten aan te kunnen bieden
• Om mee te kunnen doen aan de wedstrijden
• Om te voldoen aan de eisen van de sportbond waarbij wij zijn aangesloten (KNZB; Koninklijke Nederlandse Zwembond)

Hoe lang we gegevens bewaren
Zwemvereniging Sassenheim zal persoonsgegevens actief bewaren en beheren zolang het lidmaatschap geschied. Na afmelding worden de gegevens gearchiveerd maar op verzoek volledig verwijderd. Voor gegevens aangaande facturatie geldt een wettelijk bepaalde bewaartermijn van 7 jaar. Gegevens van oud-leden archiveren wij in ons oud-leden archief (NAW gegevens en contactgegevens).

Delen met anderen
Zwemvereniging Sassenheim verkoopt of geeft gegevens niet aan derden zonder nadrukkelijke toestemming en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Dit zijn de instanties waar wij de lidgegevens mee delen:

• Koninklijke Nederlandse Zwem Bond; als overkoepelende sportbond/organisatiewaarbij onze vereniging is aangesloten.
• Sportlink Services BV; De door de KNZB (verplicht te gebruiken) beschikbaar gestelde administratiesoftware voor leden van de zwemvereniging.
• Gemeente Teylingen; Ter verkrijging van de Sport en Cultuur korting op contributie.
• Jeugdfonds Sport Zuid-Holland; Ter verkrijgen van de sportkorting op contributie voor leden.

Foto’s & filmopnames
Tijdens de trainingen en wedstrijden kunnen foto’s en filmopnames gemaakt worden waarop jouw kinderen en/of jezelf mogelijk te zien zijn. Ook tijdens de overige activiteiten van Zwemvereniging Sassenheim, of activiteiten waaraan Zwemvereniging Sassenheim deelneemt of meewerkt, kunnen foto’s en/of videobeelden gemaakt worden waarop kinderen en volwassenen mogelijk herkenbaar te zien zijn.

Deze foto’s en beelden zullen door de vereniging alleen geplaatst of gepubliceerd worden als we daar voor het plaatsen schriftelijk toestemming voor hebben gekregen.

Beveiliging persoonsgegevens
Zwemvereniging Sassenheim neemt de bescherming van gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wie binnen de vereniging niets met jouw gegevens te maken heeft, kan er niet bij.

Alleen commissieleden die dat nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden hebben toegang tot persoonsgegevens, met uitzondering van de betaalgegevens. Alleen de ledenadministratie en de penningmeester hebben voor incassodoeleinden ook toegang tot betaalgegevens. Heb je de indruk dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn? Denk je dat wij zonder toestemming persoonsgegevens hebben gebruikt? Of heb je aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met ons via bestuur@zvsassenheim.nl of ledenadministratie@zvsassenheim.nl.

Rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die we van je hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heb je het recht de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jou zelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Neem hiervoor contact op met ledenadministratie@zvsassenheim.nl.

Klacht over de verwerking van je persoonsgegevens
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen we je hierover met ons contact op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. Als je naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op!

Wijzigen van deze verklaring
De vereniging kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Wij raden je daarom aan deze privacyverklaring regelmatig te bekijken. Op de website zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen.

Contactgegevens
Indien je vragen hebt over de verwerking van persoonsgegevens of de vereniging wil verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van je persoonsgegevens, kunt je contact opnemen via onderstaande contactgegevens:

Verantwoordelijke: Elize Blokker; Ledenadministratie
E-mail: ledenadministratie@zvsassenheim.nl
Telefoonnummer: 0252-869862 of 06-14356130

Deze privacy verklaring is voor het laatst gewijzigd op 18-7-2018 15:55.

Cookie verklaring
Wij hebben onze cookieverklaring op een ander deel van de site gezet. Deze vindt u hier.